Архивный отдел

Задачи и функции архивного отдела Администрации Медвенского района

Основными задачами Отдела являются:

- Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Курской области, а также иных архивных документов.
- Осуществление учета документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
- Комплектование Отдела документами Архивного фонда Курской области.
- Обеспечение условий для всестороннего использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов юридическими и физическими лицами, а также самостоятельного использования, включая информационное обслуживание органов местного самоуправления Медвенского района и других органов власти, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан.

Основные функции

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

- Обеспечивает постоянное хранение:

Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности: Представительного Собрания Медвенского района, Администрации Медвенского района и ее структурных подразделений с момента их образования; представительных органов и администраций сельских поселений Медвенского района с момента их образования; учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Медвенского района.
Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в результате деятельности организаций частной формы собственности, общественных объединений, расположенных на территории Медвенского района,
Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей.
Кинофотофонодокументов и видеозаписей.
Учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов отдела.

Обеспечивает временное хранение:

Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Медвенского района, на основании соответствующего договора.
Документов на любых видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Медвенского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.
Архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственником документов и Отделом.
Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления.
Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Медвенского района, на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.

Осуществляет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в архивное управление Курской области.

Разрабатывает и осуществляет в соответствии с действующими правилами списки юридических лиц – источников комплектования Отдела, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.

Принимает в установленном порядке меры к пополнению Отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; к выявлению и получению из архивов других муниципальных образований, областных государственных архивных учреждений, российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.

В установленном порядке проводит экспертизу ценности документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в Отделе.

Участвует в мероприятиях по развитию сети архивов организаций – источников комплектования отдела и совершенствованию их работы.

Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, и иным организациям, действующим на территории Медвенского района, включая: выходы в организации с методической и практической помощью по организации делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской области и находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов по личному составу; ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования Отдела;рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям - источникам комплектования Отдела и другим юридическим лицам.

Осуществляет комплекс мер по улучшению физического состояния документов, принятых на хранение в Отдел.

Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования документов Отдела, информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации и другие заинтересованные организации о документах, хранящихся в Отделе, для их всестороннего использования.

В установленном порядке исполняет социально-правовые и тематические запросы юридических и физических лиц по документам Отдела.

Организует и проводит документальные выставки, школьные уроки, экскурсии и другие виды деятельности по информационному обеспечению Отдела, а также информирует о документах Отдела через средства массовой информации и иным способом.

Создает с учетом потребностей использования информационные сети, банки и базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов Отдела.

Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.

Организует и проводит научные конференции, совещания, семинары, в том числе и с участием представителей других муниципальных архивов, областных государственных архивных и научных учреждений.

Представляет в архивное управление Курской области отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.

Реализует отдельные государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законом Курской области муниципальному району «Медвенский район» Курской области.

Отдел в своей деятельности руководствуется:

Конституцией Российской Федерации,
Указом Президента Российской от 9 мая 2017 г. № 203 “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы”,
Федеральным законом от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред.18.06.2017),
Федеральным законом от 06 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»,
Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук"
нормативными правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации,
законом Курской области от 30 ноября 2015 года № 118-ЗКО «Об архивном деле в Курской области»,
законом Курской области от 21.12.2005 года №98-ЗКО «О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований Курской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела»,
административным регламентом предоставления государственной услуги «Использование документов Архивного фонда Курской области и архивных документов, относящихся к государственной собственности Курской области и находящихся на территории соответствующего муниципального образования Курской области (оформление и предоставление архивных справок, выписок и копий»), утвержденным приказом архивного управления Курской области от 06.05.2014 № 01-06/23;
административным регламентом Администрации Медвенского района предоставления муниципальной услуги: «Предоставление архивной информации по документам Архивного фонда Курской области и другим архивным документам (выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий», утвержденным постановлением Администрации Медвенского района Курской области от 14.06.2016 № 239-па;
государственной программой Курской области «Развитие архивного дела в Курской области»,
муниципальной программой «Сохранение и развитие архивного дела в Медвенском районе Курской области» на 2017-2020 годы, утвержденной постановлением Администрации Медвенского района Курской области от 15.12.2014 № 908-па (с внесенными изменениями и дополнениями).
положением об архивном отделе Администрации Медвенского района Курской области, утвержденном Постановлением Администрации Медвенского района от 01.04.2014 № 156-па,
Решениями Представительного Собрания Медвенского района, Уставом Медвенского района, нормативными правовыми актами Администрации Медвенского района нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и архивного управления Курской области,

Услуги

Архивный отдел оказывает следующие услуги:

Исполнение социально-правовых запросов:
- подтверждение трудового стажа, льготного трудового стажа, размера заработной платы;
- подтверждение факта проживания (по похозяйственным книгам);
- выдача архивных копий, архивных выписок: постановлений, решений, договоров купли-продажи, дарения, завещаний, актов ввода в эксплуатацию, выписок из похозяйственных книг.
Исполнение тематических запросов:
- предоставление информации по определенной теме, событию;
- подтверждение статуса учреждений, организаций, документы которых находятся на хранении в архиве.
Информационные услуги для школ (лекции, экскурсии, консультирование и т.д.):
- проведение экскурсий в архиве - обзорных (о составе и содержании документов, основных направлениях деятельности архива) и тематических (с демонстрацией комплекса документов архива по определенной тематике)
- проведение лекций, докладов - по определенной тематике на основе информации, содержащейся в документах, хранящихся в архиве.
Консультационные услуги по вопросам организации делопроизводства и ведомственных архивов:
- отбор и подготовка документов к передаче на постоянное хранение;
- разработка нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве (составление номенклатуры дел, положения об экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству);
- проведение экспертизы ценности и научно-технической обработки управленческой документации и по личному составу;
- повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб (проведение совещаний, семинаров по организации документационного обеспечения и хранения документов).

Обращения граждан

Основные термины и определения:

заявитель – физическое или юридическое лицо, либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Архив с запросом о предоставлении муниципальной услуги, выраженным в письменной или электронной форме;
административный регламент – нормативный правовой акт, устанавливающий процедуру предоставления муниципальной услуги и стандарт предоставления муниципальной услуги;
архивная справка – документ Архива, составленный на бланке Администрации Медвенского района, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
архивная выписка – документ Архива, составленный на бланке Администрации Медвенского района, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
запрос о предоставлении муниципальной услуги – заявление о предоставлении муниципальной услуги.

Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

запрос (заявление) по установленному образцу (приложения 2, приложение 3, приложение 4, приложение 5 к административному регламенту);
документ, подтверждающий полномочия лица (паспорт гражданина или иной документ заменяющий его);
документ, подтверждающий права заявителя на получение запрашиваемой информации (касается имущественных запросов; запросов, затрагивающих персональные данные третьего лица);
копия из трудовой книжки заявителя (касается запросов о подтверждении трудового стажа, льготного стажа, размера заработной платы)

Порядок обращения в архив и сроки исполнения запросов

Обращения заявителей в архив осуществляются следующими способами:

заполнив форму на сайте;
по электронной почте (arсhivе-m46@yandex.ru);
письменным обращением в архивный отдел;
посредством личного обращения в архивный отдел.

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

консультирование специалистами Архива заявителей по составлению заявлений (запросов);
прием и регистрация заявлений (запросов) в Архиве;
установление оснований для отказа предоставления муниципальной услуги;
поиск необходимых архивных документов;
подготовка архивных справок, архивных выписок, изготовление копий архивных документов;
выдача мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Запрашиваемый документ или мотивированный отказ в оказании муниципальной услуги выдается заявителю под роспись в помещении архивного отдела либо высылается по почте простым письмом.

Срок предоставления муниципальной услуги – 30 календарных дней со дня регистрации заявления в Архиве.